Balas Semua Chat Pelanggan dari Satu Portal

Chat Pelanggan yang Terhubung
ke Data Bisnis Anda

Pertanyaan stok, harga, dan status pesanan datang dari WhatsApp, TikTok Shop, dan Tokopedia sekaligus. Admin harus berpindah aplikasi, membuka Erzap untuk mengecek stok, lalu kembali membalas satu per satu. Pesan yang masuk di luar jam kerja menunggu sampai besok, dan calon pembeli yang sudah siap membayar ikut terlewat.

Omni Chat membawa kanal-kanal tersebut ke Portal Chat Erzap. AI Sales Assistant menjawab pertanyaan stok dan harga langsung dari data Erzap selama 24 jam, lalu meneruskan percakapan ke staf saat pelanggan meminta admin atau pertanyaannya di luar kemampuan AI. Staf melihat profil belanja pelanggan di samping chat dan dapat membuat pesanan tanpa meninggalkan percakapan.

Semua Chat Pelanggan
Masuk ke Satu Portal

Pesan dari WhatsApp Bisnis, TikTok Shop, dan Tokopedia masuk ke Portal Chat Erzap secara real-time. Setiap nomor WhatsApp dan setiap toko punya kotak masuknya sendiri, sehingga admin selalu tahu percakapan itu datang dari kanal mana. Antrean kerjanya sudah dipilah: percakapan yang perlu ditangani staf, yang masih menunggu balasan, yang belum dibaca, dan calon pembeli yang paling hangat.

Baca juga: Tutorial Omni Chat Erzap

• Kotak Perlu Ditangani, Menunggu Balasan, Belum Dibaca, dan Hot Lead per kanal
• Cari percakapan berdasarkan nama, nomor, atau isi pesan
• Tab Semua, Saya, dan Belum Ditugaskan untuk membagi pekerjaan tim
• Kirim teks, gambar, dan kartu produk lengkap dengan harga

Pelanggan Dijawab 24 Jam,
Langsung dari Data Stok Anda

AI Sales Assistant membalas pertanyaan pelanggan memakai data Erzap yang sama dengan kasir Anda: stok per gudang, harga, dan foto produk. Pelanggan yang bertanya di malam hari tetap mendapat jawaban, dan ketika pelanggan meminta bicara dengan admin atau pertanyaannya di luar kemampuan AI, percakapan langsung diteruskan ke staf beserta ringkasan kebutuhannya.

Biaya AI dipotong dari saldo AI Erzap Anda, dan AI bisa dimatikan untuk pelanggan tertentu kapan saja.

• Cek stok dan harga real-time, lalu mengirim foto produk ke pelanggan
• Membaca gambar dan dokumen yang dikirim pelanggan
• Mengenali jam operasional dan menyampaikan kapan admin akan menindaklanjuti
• Meneruskan ke staf saat diminta, lengkap dengan notifikasi WhatsApp ke admin
• Belajar dari koreksi staf di tiap kanal

Kenali Pelanggan
Sebelum Membalas

Nomor WhatsApp pelanggan otomatis ditautkan ke data Pelanggan di Erzap. Di samping percakapan, staf langsung melihat total belanja, transaksi terakhir, piutang yang berjalan, poin, dan pesanan yang masih aktif. Pelanggan lama tidak perlu ditanya ulang, dan staf tahu siapa yang sedang ditangani sejak pesan pertama.

• Riwayat belanja dan transaksi terakhir pelanggan
• Piutang berjalan dan nota yang lewat jatuh tempo
• Poin pelanggan dan pesanan yang masih aktif
• Data transaksi hanya tampil bagi staf yang diberi hak akses

Buat Pesanan
Tanpa Meninggalkan Percakapan

Begitu pelanggan siap membeli, staf membuat Pesanan Penjualan langsung dari panel chat dengan harga yang berlaku untuk pelanggan tersebut. AI Sales Assistant juga dapat mencatat pesanan sendiri. Pesanan langsung masuk ke menu Pesanan Penjualan Erzap, sehingga gudang dan kasir memproses dari data yang sama tanpa input ulang.

Baca juga: Manajemen Pesanan Penjualan Multi-Channel

• Cari produk dan pilih jumlah dari panel chat
• Harga mengikuti jenis dan aturan harga pelanggan
• Pesanan langsung tercatat di Erzap, siap diproses menjadi penjualan
• Tahap percakapan otomatis berpindah ke Pesanan Dibuat

Calon Pembeli Paling Siap
Tidak Pernah Terlewat

Omni Chat menandai pelanggan yang menunjukkan niat beli, misalnya menanyakan cara bayar, ongkir, atau menyatakan mau membeli, sebagai Hot Lead berlabel Panas. AI juga mencatat kebutuhan pelanggan di atas percakapan. Setiap percakapan punya Tahap pipeline dari Lead Baru sampai Menang atau Kalah, sehingga owner bisa melihat berapa prospek yang sedang dikerjakan tim dan di tahap mana mereka berhenti.

• Hot Lead otomatis dari kalimat pelanggan, termasuk bahasa Inggris
• Tahap: Lead Baru, Dihubungi, Kebutuhan Jelas, Penawaran, Negosiasi, Pesanan Dibuat, Menang, Kalah
• Halaman Pipeline Prospek untuk memantau seluruh prospek
• Follow-up otomatis untuk pelanggan yang belum membalas

Satu Nomor,
Dilayani Banyak Staf

Percakapan baru bisa dibagikan otomatis ke staf, atau ditugaskan manual oleh supervisor. Label dan catatan internal membantu staf lain memahami konteks pelanggan tanpa bertanya ulang, dan Balasan Cepat menyimpan jawaban yang sering dipakai. Staf yang memegang percakapan menerima notifikasi WhatsApp saat ada pelanggan yang perlu ditangani.

• Pembagian percakapan otomatis atau penugasan manual
• Label percakapan dan catatan internal yang hanya terlihat oleh staf
• Balasan Cepat untuk jawaban yang sering dipakai
• Hak akses mengikuti halaman, sama seperti menu Erzap lainnya

Promo Sampai ke Pelanggan
Lewat Template Resmi Meta

Kirim promo atau informasi ke banyak pelanggan sekaligus memakai template WhatsApp yang sudah disetujui Meta. Penerima dipilih dari data Pelanggan Erzap dengan filter, dari kontak yang pernah chat, atau dari daftar nomor sendiri. Sebelum dikirim, ringkasan jumlah penerima dan perkiraan biayanya ditampilkan terlebih dulu.

Baca juga: Template Pesan WhatsApp Business, Price List WhatsApp Business API

• Penerima dari data Pelanggan, kontak Omni Chat, atau nomor manual
• Pelanggan nonaktif, diblokir, atau tanpa nomor seluler otomatis dilewati
• Ringkasan penerima dan biaya sebelum mengirim
• Laporan status terkirim dan gagal per penerima

Ukur Kecepatan Layanan
dan Dampaknya ke Penjualan

Rekapitulasi Chat menunjukkan waktu balasan pertama, persentase percakapan yang dibalas dalam 15 menit, dan beban kerja tiap admin. Survei kepuasan dikirim otomatis setelah percakapan ditandai selesai, dan hasilnya dipisah per staf, per kanal, serta AI dibanding staf. Laporan Dampak AI Sales membandingkan konversi percakapan yang dilayani AI dengan yang tidak.

• Waktu balasan pertama dan persentase SLA 15 menit
• Survei kepuasan pelanggan skala 1 sampai 5
• Dampak AI Sales terhadap transaksi
• Ekspor riwayat chat untuk arsip dan audit

Nota dan Pengingat
Terkirim dari Nomor yang Sama

Nomor WhatsApp Bisnis yang sama juga mengirim nota penjualan dan nota servis secara otomatis begitu transaksi dibuat. Pelanggan menerima nota dari nomor toko yang mereka kenal, dan balasan pelanggan atas nota itu masuk ke Portal Chat seperti percakapan lainnya.

Baca juga: Integrasi WhatsApp Business ERP, Kirim Pesan WhatsApp Otomatis dari ERZAP ERP

• Nota penjualan dan nota servis otomatis lewat WhatsApp
• Aturan notifikasi diatur per nomor WhatsApp
• Balasan pelanggan atas nota masuk ke Portal Chat

WhatsApp Bisnis
API Resmi Meta

Omni Chat memakai WhatsApp Business Platform resmi dari Meta, bukan aplikasi tidak resmi yang rawan diblokir. Ada dua pilihan. Pada mode Dikelola Erzap, nomor disiapkan tim Erzap dan biaya pesan dipotong dari saldo. Pada mode Kelola Mandiri, nomor Anda sendiri disambungkan lewat Embedded Signup dan tetap bisa dipakai di aplikasi WhatsApp Business di HP.

Baca juga: Tutorial Menghubungkan WhatsApp Bisnis, Integrasi WhatsApp Business ERP

• Beberapa nomor WhatsApp dalam satu akun Erzap
• Nomor tetap bisa dipakai di aplikasi WhatsApp Business (mode Kelola Mandiri)
• Template pesan diajukan dan dipantau dari Erzap
• Nomor bisa dipetakan ke badan usaha atau cabang yang dilayaninya

Chat TikTok Shop
dan Tokopedia

Pertanyaan pembeli di TikTok Shop dan Tokopedia masuk ke Portal Chat bersama kanal lain, memakai integrasi toko yang sudah tersambung di Erzap. AI Sales Assistant memahami kartu produk yang dibagikan pembeli dari marketplace, sehingga pertanyaan seperti "yang ini ready?" langsung dijawab dengan stok yang benar.

Baca juga: Integrasi Tokopedia & TikTok Shop

• Chat pembeli masuk ke Portal Chat Erzap
• Kartu produk marketplace dibaca sebagai nama produk dan harga
• Dijawab AI atau staf dengan data stok yang sama

Instagram Direct
Pesan Instagram di Portal Chat

Pesan Direct dari akun Instagram profesional Anda akan masuk ke Portal Chat, termasuk gambar, video, dan balasan story, lalu dapat dibalas oleh staf maupun AI Sales Assistant. Kanal ini sedang menunggu persetujuan Meta dan akan segera dibuka untuk semua pengguna.

• Akun Instagram profesional tersambung lewat login Instagram
• Gambar, video, dan balasan story tampil di Portal Chat
• Dibalas staf atau AI Sales Assistant

Facebook Messenger
Pesan Halaman Facebook

Pesan Messenger ke Halaman Facebook bisnis Anda akan masuk ke Portal Chat dan dapat dibalas dari Erzap. Kanal ini sedang menunggu persetujuan Meta dan akan segera dibuka untuk semua pengguna.

• Halaman Facebook tersambung lewat Facebook Login for Business
• Pesan masuk dan balasan tercatat di Portal Chat
• Status dibaca pelanggan ikut terlihat

Chat Shopee
Dalam Pengembangan

Chat pembeli Shopee sedang disiapkan bersama tim Shopee Open Platform. Setelah akses API chat tersedia, pertanyaan pembeli Shopee akan masuk ke Portal Chat yang sama dengan kanal lainnya.

• Mengikuti integrasi toko Shopee yang sudah ada di Erzap
• Dibalas dari Portal Chat bersama kanal lain