Tutorial Aktivasi Kirim Notifikasi Approval dengan WhatsApp API
Pengertian Notifikasi Approval via WhatsApp API
Notifikasi Approval menggunakan WhatsApp API adalah fitur otomatis yang mengirimkan pesan notifikasi terkait pengajuan approval ke nomor WhatsApp pengguna yang terdaftar. Fitur ini dirancang untuk meningkatkan kecepatan kerja operasional perusahaan dan mengurangi kesalahan transaksi di modul-modul tertentu dengan memberikan informasi real-time kepada user approval dan user pengajuan.
Prasyarat: Sebelum melakukan pengaturan, pastikan Fitur WhatsApp API sudah aktif dan saldo mencukupi.
Langkah-Langkah Aktivasi Notifikasi Approval
Langkah 1: Verifikasi Fitur Approval dan User Approval
Pastikan Fitur Approval sudah Aktif dan User Approval sudah ditambahkan. Untuk panduan lengkapnya, kunjungi: Tutorial Fitur Approval
Langkah 2: Masuk ke Menu Administrator → General Setting
Navigasikan ke menu Administrator, kemudian pilih General Setting.
Langkah 3: Pilih Tab Third Party dan Setting
Pada halaman General Setting, pilih Tab Third Party, kemudian klik Setting.
Langkah 4: Aktifkan Fitur Kirim Notifikasi Approval
Centang checkbox pada daftar fitur: Kirim Informasi/Notifikasi Approval untuk mengaktifkan pengiriman notifikasi.
Langkah 5: Simpan Pengaturan
Klik tombol Simpan untuk menyimpan konfigurasi. Setelah ini, sistem akan secara otomatis mengirim pesan notifikasi ke nomor WhatsApp user approval setiap kali ada pengajuan approval baru.
Tips Penting Aktivasi Notifikasi Approval
1. Lengkapi Data Nomor WhatsApp User
Pastikan kolom Nomor WhatsApp setiap user sudah terisi dengan benar di Management Data User. Notifikasi akan dikirim ke dua kategori user:
- User Approval — menerima pesan notifikasi untuk melakukan tindakan approval/review
- User Pengajuan — menerima pesan update ketika pengajuan telah Disetujui, Revisi, atau Ditolak
Persyaratan Nomor WhatsApp:
- Hanya dapat mengirim pesan ke nomor Indonesia (dengan kode +62)
- Nomor harus aktif dan terhubung dengan aplikasi WhatsApp
2. Monitor Saldo WhatsApp Secara Berkala
Cek sisa saldo WhatsApp API secara rutin agar pesan notifikasi tidak gagal terkirim karena saldo habis.
3. Pastikan Koneksi Internet Aktif
Koneksi internet perangkat server harus selalu aktif dan stabil agar pengiriman notifikasi berjalan lancar.
4. Cek Log Aktivitas Pengiriman Notifikasi
Untuk memverifikasi pengiriman notifikasi, akses menu: Administrator → General Setting → Tab Third Party → Lihat Log
Contoh Pesan Notifikasi yang Dikirim
Contoh 1: Notifikasi untuk User Approval
Pesan notifikasi berikut dikirim ke user approval untuk memberitahu adanya pengajuan approval baru yang membutuhkan review:
Contoh 2: Notifikasi untuk User Pengajuan (Status Disetujui/Revisi/Ditolak)
Pesan notifikasi berikut dikirim ke user pengajuan untuk memberitahu update status pengajuan (Disetujui, Revisi, atau Ditolak):
Contoh 3: Riwayat Aktivitas dan Balance WhatsApp
Pantau riwayat pengiriman pesan dan saldo WhatsApp Anda di halaman log:
Perbandingan: Notifikasi Manual vs Menggunakan Erzap
| Aspek | Notifikasi Manual | Dengan Fitur Erzap |
|---|---|---|
| Waktu Pengiriman | Manual, tergantung admin | Otomatis & real-time |
| Tingkat Akurasi | Risiko lupa/terlewat | Tidak ada yang terlewat |
| Beban Kerja | Tinggi (input manual) | Minimal (sistem otomatis) |
| Konsistensi Format | Bervariasi | Standar & konsisten |
| Tracking/Log | Sulit diaudit | Riwayat lengkap tersedia |
| Skalabilitas | Terbatas | Mampu menangani volume besar |
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
T: Apakah notifikasi approval akan terkirim jika saldo WhatsApp habis?
J: Tidak. Pastikan saldo WhatsApp API selalu mencukupi. Cek saldo secara berkala di menu Administrator → General Setting → Tab Third Party.
T: Berapa lama waktu pengiriman notifikasi approval?
J: Notifikasi akan dikirim secara real-time (dalam hitungan detik) setelah approval diajukan, asalkan koneksi internet stabil dan saldo mencukupi.
T: Dapatkah notifikasi dikirim ke nomor WhatsApp internasional?
J: Tidak. Saat ini fitur ini hanya mendukung pengiriman ke nomor WhatsApp Indonesia (kode +62).
T: Bagaimana cara mengecek apakah notifikasi sudah terkirim?
J: Buka menu Administrator → General Setting → Tab Third Party → Lihat Log untuk melihat riwayat pengiriman dan status setiap notifikasi.
T: Apa yang harus dilakukan jika notifikasi tidak terkirim?
J: Periksa hal-hal berikut: (1) Nomor WhatsApp user sudah terisi di Management Data User, (2) Saldo WhatsApp API mencukupi, (3) Koneksi internet aktif, (4) User approval sudah ditambahkan di Fitur Approval.
T: Bisakah format pesan notifikasi dikustomisasi?
J: Saat ini, format pesan notifikasi sudah ditentukan oleh sistem. Namun, Anda dapat memantau pengiriman melalui log untuk memastikan informasi tersampaikan dengan benar.
Kesimpulan
Fitur Notifikasi Approval via WhatsApp API membantu perusahaan Anda bekerja lebih efisien dengan memberikan informasi real-time kepada user approval dan user pengajuan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah mengaktifkan fitur ini dan meningkatkan transparansi serta kecepatan proses approval perusahaan.
Untuk pertanyaan lebih lanjut atau bantuan teknis, silakan menghubungi tim support Erzap melalui kontak yang tersedia di halaman website kami. Terima kasih.
Baca Juga
Siap meningkatkan efisiensi proses approval perusahaan Anda?
Coba Erzap Gratis Sekarang