Tutorial Fitur Pesanan Penjualan untuk Sales di Aplikasi Erzap Teams

Pengenalan Fitur Pesanan Penjualan di Erzap Teams

Erzap terus mengembangkan fitur-fiturnya agar semakin dapat memenuhi kebutuhan dari client-client Erzap. Fitur Pesanan Penjualan khusus untuk Sales di Aplikasi Erzap Teams adalah solusi terbaru yang dirilis untuk mendukung mobilitas tinggi tim sales. Fitur ini memungkinkan sales membuat pesanan penjualan langsung melalui smartphone, tanpa perlu kembali ke kantor menggunakan website back office Erzap.

Dengan aplikasi pesanan penjualan mobile Erzap Teams, proses pemesanan menjadi lebih cepat, efisien, dan dapat dilakukan di mana saja. Berikut adalah panduan lengkap penggunaan fitur ini:

A. Konfigurasi Sales untuk Fitur Pesanan di Erzap Teams

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memberikan hak akses kepada user dengan jabatan Sales agar dapat membuat Pesanan Penjualan melalui Aplikasi Erzap Teams.

Langkah-Langkah Konfigurasi:

1. Masuk ke menu Pegawai → Data Pegawai → Manajemen Data

   

2. Pada halaman Daftar Data Pegawai, pilih pegawai yang akan diberikan akses, kemudian klik Edit. Pastikan pegawai tersebut memiliki jabatan Sales.

   

3. Pada halaman Perubahan Data Pegawai, pilih tab Absensi dan perhatikan bagian Setting.

   

4. Tandai checkbox Dapat Manajemen Pesanan Penjualan (Khusus Jabatan Sales) untuk memberikan hak akses.

   

5. Klik tombol Simpan untuk menyimpan pengaturan yang telah dilakukan.

   

Setelah memberikan hak akses Manajemen Pesanan Penjualan, user tersebut dapat langsung membuat Pesanan Penjualan melalui Aplikasi Erzap Teams.

B. Melakukan Pesanan Melalui Aplikasi Erzap Teams

Setelah konfigurasi selesai, ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat Pesanan Penjualan baru melalui aplikasi mobile Erzap Teams:

Langkah-Langkah Membuat Pesanan Penjualan:

1. Buka Menu Pesanan — Tap pada menu Pesanan untuk melihat daftar pesanan.

   

2. Buat Pesanan Baru — Tap icon Pensil (pojok kanan bawah) untuk membuat Pesanan Penjualan baru.

   

3. Isi Data Pemesan — Lengkapi informasi pemesan sesuai yang diminta.

   

4. Pilih Tanggal Pemesanan — Tentukan tanggal pesanan dibuat.

   

5. Tentukan Outlet Pesanan — Pilih outlet tempat pesanan diproses.

   

6. Pilih Pelanggan — Cari dan pilih pelanggan yang melakukan pemesanan.

   

7. Tentukan Prioritas Pesanan — Pilih prioritas (rendah, sedang, tinggi) untuk memudahkan filtering pesanan dalam sistem.

   

8. Atur Data Pengiriman — Tentukan apakah barang diambil di tempat atau dikirim.

   

9. Jika Barang Dikirim — Lengkapi detail pengiriman (ongkos kirim, ekspedisi, tanggal pengiriman, alamat).

   

10. Tambahkan Data Lainnya — Isi termin pembayaran dan keterangan tambahan jika diperlukan.

    

11. Isi Penambahan Harga — Masukkan biaya pajak atau penambahan harga lainnya.

    

12. Tambahkan Produk — Tap Tambah Produk untuk mulai menambahkan item pesanan.

    

13. Isi Detail Produk — Pilih produk, tentukan jumlah, dan tambahkan keterangan jika ada. Kemudian tap Simpan.

    

14. Tambahkan Produk Lainnya (Opsional) — Ulangi langkah 12-13 jika pesanan terdiri dari lebih satu produk.

    

15. Isi Informasi Faktur — Tambahkan ongkos kirim dan potongan harga (jika ada).

    

16. Tentukan Uang Muka — Masukkan nominal uang muka pada bagian Sisa Faktur (jika ada).

    

17. Simpan Pesanan — Tap tombol Simpan untuk menyimpan pesanan penjualan.

    

18. Konfirmasi Penyimpanan — Tap Ya untuk mengonfirmasi penyimpanan.

    

19. Pesanan Tersimpan — Pesanan akan muncul dalam daftar Pesanan Penjualan dan siap untuk diproses.

    

C. Memproses Pesanan Melalui Back Office Erzap

Setelah pesanan dibuat melalui aplikasi mobile, pesanan perlu diproses melalui Back Office Erzap untuk mengkonversi menjadi penjualan resmi. Ikuti langkah-langkah berikut:

Langkah-Langkah Memproses Pesanan:

1. Akses Menu Pesanan Penjualan — Di Back Office, klik Penjualan → Pesanan Penjualan (SP) → Manajemen Data.

   

2. Pilih Pesanan yang Akan Diproses — Pilih pesanan dari daftar, kemudian klik Edit.

   

3. Verifikasi Data Pesanan — Pada halaman Perubahan Pesanan Penjualan, periksa semua data. Pastikan pesanan sudah sesuai sebelum melanjutkan.

   

4. Jadikan Penjualan — Klik tombol Jadikan Penjualan untuk mengkonversi pesanan menjadi penjualan.

   

5. Proses Semua Order — Pada halaman Proses Pesanan Penjualan, klik tombol Proses Semua Order untuk memproses seluruh item pesanan.

   

6. Verifikasi Jumlah dan Harga — Data seperti Jumlah Pesanan dan Total Harga akan terisi otomatis sesuai pesanan yang dibuat sebelumnya di aplikasi mobile.

   

7. Simpan Data Proses — Klik tombol Simpan untuk melanjutkan ke proses pembayaran.

   

8. Isi Form Pembayaran — Lengkapi form pembayaran dengan:
   • Jenis Pembayaran
   • Kas / Akun
   • Nominal Pembayaran

   Kemudian klik tombol Proses.

   

9. Cetak atau Download Nota — Form Proses Cetak akan tampil. Anda dapat langsung print nota atau mendownloadnya dalam format PDF.

   

10. Lihat Nota Transaksi — Berikut contoh tampilan Nota Transaksi yang siap digunakan.

    

11. Verifikasi di Menu Faktur Penjualan — Untuk melihat faktur penjualan yang telah dibuat, klik Penjualan → Faktur Penjualan → Manajemen Data.

    

12. Lihat Data Penjualan — Data penjualan yang telah diproses akan tampil dalam daftar.

    

13. Periksa Status di Aplikasi Mobile — Pada aplikasi Erzap Teams, status Pesanan Penjualan akan berubah menjadi Diproses Seluruhnya, mengindikasikan pesanan telah selesai diproses.

    

Perbandingan: Cara Manual vs Dengan Erzap

Pertanyaan Umum (FAQ)