Tutorial Sistem Antrean Erzap: Siapkan Kiosk, Layar TV, dan Panel Loket

Apa itu Sistem Antrean Erzap?

Sistem Antrean Erzap adalah modul untuk mengatur pelanggan yang datang ke outlet, mulai dari mengambil nomor di Kiosk, menunggu, dipanggil ke loket lewat Layar TV yang bersuara, sampai selesai dilayani di Panel Loket. Satu tiket berlaku untuk satu kunjungan, sehingga nomornya tetap sama walaupun pelanggan diteruskan ke loket lain. Nomor HP yang diisi pelanggan dicocokkan dengan data Pelanggan di Erzap, sehingga petugas loket langsung melihat poin, deposit, dan piutang pelanggan tersebut.

Sistem Antrean terdiri dari tiga layar:

• Kiosk: dipakai pelanggan untuk memilih layanan dan mengambil nomor antrean.
• Layar TV: menampilkan dan mengumumkan nomor yang sedang dipanggil beserta loket tujuannya.
• Panel Loket: dipakai petugas untuk memanggil, melayani, dan menyelesaikan tiket.

Sebelum memulai, pastikan hal-hal berikut:

• Paket Private Server. Sistem Antrean hanya tersedia untuk pengguna Erzap Private Server. Di versi cloud, menu Antrean akan menampilkan halaman rekomendasi upgrade.
• Modul Antrean aktif. Modul ini diaktifkan oleh tim Erzap untuk perusahaan Anda. Setelah aktif, menu Antrean akan tampil di menu utama.
• Perangkat Kiosk berupa PC Windows dengan Chrome atau Microsoft Edge, atau tablet Android dengan aplikasi RawBT, beserta printer thermal 58 mm. Outlet yang belum memiliki Kiosk tetap dapat menerbitkan tiket dari Panel Loket.
• Perangkat Layar TV berupa TV atau monitor yang tersambung ke perangkat dengan browser, beserta speaker untuk suara panggilan.

Daftar isi:

• Tahap 1: Atur Hak Akses
• Tahap 2: Terapkan Templat Layanan dan Loket
• Tahap 3: Periksa Layanan dan Loket
• Tahap 4: Atur Informasi Umum dan Uji Suara
• Tahap 5: Daftarkan Kiosk dan Layar TV
• Tahap 6: Nyalakan Layar TV
• Tahap 7: Melayani Pelanggan di Panel Loket
• Tahap 8: Alur Servis Elektronik dari Tiket
• Tahap 9: Pantau Laporan Antrean
• FAQ

Tahap 1: Atur Hak Akses

Hak akses Sistem Antrean diatur per halaman, sama seperti menu Erzap lainnya. User yang boleh membuka sebuah halaman boleh memakai seluruh fitur di halaman tersebut.

1. Buka Modul Administrator → User → Tipe User
2. Klik Edit pada Tipe User yang akan diberi akses
3. Centang hak akses berawalan Antrean yang diperlukan
4. Klik Save

Hak akses yang tersedia:

• Antrean - Panel Loket: memilih loket, memanggil dan melayani tiket, menerbitkan tiket, mencari tiket, serta melihat Kartu Pelanggan dan Data Unit servis.
• Antrean - Pengaturan: mengatur layanan, loket, perangkat, informasi umum, templat, dan uji suara.
• Antrean - Laporan: membuka Laporan Antrean, mengunduh file Excel, dan melihat widget Antrean Hari Ini di dashboard.
• Antrean - Layar TV: membuka halaman Layar TV.
• Antrean - Kiosk: membuka halaman Kiosk.

*Kiosk dan Layar TV dibuka dengan akun user Erzap yang memiliki hak Antrean - Kiosk atau Antrean - Layar TV serta hak atas outlet perangkat tersebut. Satu akun boleh dipakai di beberapa perangkat. Jangan memakai akun berjabatan Kasir jika perusahaan Anda memakai modul kasir, karena akun tersebut akan dialihkan ke halaman awal sampai kasir dibuka.

Tahap 2: Terapkan Templat Layanan dan Loket

Semua pengaturan antrean berada di menu Antrean → Pengaturan Antrean. Tab di halaman ini dibagi menjadi dua grup, yaitu Umum yang berlaku untuk seluruh outlet dan Per Outlet yang berlaku untuk outlet yang dipilih.

1. Buka Antrean → Pengaturan Antrean
2. Pada grup Per Outlet, pilih outlet yang akan disiapkan
3. Buka tab Templat
4. Klik Terapkan Templat pada templat yang sesuai dengan usaha Anda

Templat yang tersedia:

• Servis Elektronik: membuat layanan Servis Baru, Klaim Garansi, Ambil Unit, Bayar / Beli, dan Konsultasi, beserta loket Customer Service 1, Kasir, dan Konsultasi. Templat ini hanya tampil jika perusahaan Anda memakai modul Servis Elektronik.
• Umum: membuat satu layanan bernama Layanan Umum dan satu loket bernama Loket 1.

Pada templat Servis Elektronik, layanan Servis Baru (prefix S) dan Klaim Garansi (prefix G) dilayani loket Customer Service 1, layanan Ambil Unit (prefix A) dan Bayar / Beli (prefix K) dilayani loket Kasir, sedangkan layanan Konsultasi (prefix C) dilayani loket Konsultasi.

Templat dapat diterapkan berulang kali tanpa membuat data ganda, karena layanan dan loket yang sudah ada tidak akan dibuat ulang. Semua hasil templat tetap dapat diubah pada tahap berikutnya.

Tahap 3: Periksa Layanan dan Loket

Layanan

Buka tab Layanan untuk menambah layanan lewat tombol Tambah Layanan atau mengubahnya lewat tombol Ubah. Setiap layanan memiliki isian berikut:

• Nama: nama layanan yang tampil sebagai tombol di Kiosk.
• Prefix: huruf di depan nomor antrean, misalnya S untuk nomor S-015.
• Konektor: pilih Servis Elektronik agar layanan tersambung ke modul servis, atau Tanpa konektor untuk layanan biasa.
• Estimasi (menit): perkiraan lama melayani satu tiket. Jika diisi 0, maka Kiosk tidak menampilkan perkiraan waktu tunggu untuk layanan tersebut.
• Tampil di Kiosk, Urutan, dan Aktif: menentukan apakah layanan tampil di Kiosk, urutan tombolnya, dan status layanan.

Loket

Tab Loket baru dapat dipakai setelah outlet memiliki layanan aktif. Klik Tambah Loket, lalu isi:

• Nama: nama loket, misalnya Kasir atau Customer Service 1.
• Layanan yang dilayani: centang satu atau beberapa layanan. Panel Loket hanya menampilkan tiket dari layanan yang dicentang.
• Suara nama loket dan Angka setelah nama loket: nama loket yang dibacakan setelah nomor tiket, misalnya "Customer Service" dengan angka 1.
• Rekaman nama loket (MP3): unggah rekaman sendiri berukuran paling besar 1 MB jika nama loket tidak tersedia pada pilihan suara bawaan. Jika rekaman ini diisi, maka rekaman inilah yang dibacakan.

Klik Uji Suara Loket untuk mendengarkan hasilnya sebelum menyimpan.

*Loket dihapus lewat ikon hapus di awal baris. Penghapusan akan ditolak selama loket masih dipegang petugas atau masih memegang tiket yang sedang dipanggil atau dilayani, sehingga petugas perlu menyelesaikan tiketnya dan meninggalkan loket tersebut terlebih dahulu.

Tahap 4: Atur Informasi Umum dan Uji Suara

Buka grup Umum, lalu tab Informasi Umum. Pengaturan pada tab ini berlaku untuk seluruh outlet milik perusahaan.

• Maksimal Panggil Ulang: jumlah panggilan untuk satu tiket, antara 1 sampai 10, sebelum Panel Loket menyarankan petugas menandai pelanggan tidak hadir.
• Aktifkan status Ditunda: jika dimatikan, maka tiket tidak dapat ditunda dan petugas hanya dapat membatalkan tiket yang pelanggannya tidak hadir.
• Alasan tunda dan Alasan batal: setiap baris menjadi satu pilihan alasan di Panel Loket, misalnya "Perlu pengecekan ke teknisi" atau "Salah memilih layanan".

Klik Simpan setelah selesai. Tab Suara di grup yang sama dipakai untuk memutar contoh panggilan lengkap pada loket mana pun, sehingga Anda dapat memastikan suaranya sebelum outlet mulai beroperasi.

Tahap 5: Daftarkan Kiosk dan Layar TV

1. Kembali ke grup Per Outlet, lalu buka tab Perangkat
2. Klik Tambah Perangkat, isi Nama perangkat, lalu pilih Jenis Kiosk atau Layar TV
3. Untuk Kiosk, pilih Mode Cetak: Dialog print browser untuk PC, atau RawBT (Android) untuk tablet Android
4. Salin Link perangkat, lalu buka link tersebut di perangkat yang bersangkutan setelah login dengan akun perangkat

Kolom Terakhir Terlihat diperbarui setiap menit oleh perangkat yang sedang membuka link. Jika perangkat tidak terlihat lebih dari 5 menit, maka muncul tulisan merah Tidak tersambung. Tombol Buat Ulang Link dan Nonaktifkan membuat perangkat yang masih membuka link lama berhenti menampilkan antrean dalam waktu sekitar satu menit.

Kiosk di PC Windows tanpa dialog print

Pada Kiosk dengan mode Dialog print browser, klik Lihat konfigurasi auto print di bawah pilihan mode cetak. Erzap menyediakan file .bat yang membuka Chrome, atau Microsoft Edge bila Chrome tidak terpasang, dalam mode layar penuh dan langsung mencetak tiket tanpa dialog print.

1. Jadikan printer thermal sebagai printer default Windows, lalu atur ukuran kertas 58 mm dan margin di pengaturan driver printer tersebut
2. Klik Download .bat. Jika browser memperingatkan bahwa jenis file ini dapat membahayakan komputer, pilih Simpan, karena file tersebut hanya membuka browser ke halaman Kiosk
3. Klik dua kali file .bat tersebut, lalu login ke Erzap pada pembukaan pertama. Sesi login tersimpan, sehingga tidak perlu diulang setelah PC dinyalakan ulang
4. Ambil satu nomor uji untuk memastikan tiket langsung tercetak. Jika dialog print masih muncul, tutup jendela Kiosk dengan Alt+F4, lalu jalankan file .bat sekali lagi
5. Agar Kiosk terbuka otomatis setiap kali PC dinyalakan, tekan Win+R, ketik shell:startup, lalu salin file .bat ke folder yang terbuka

*File .bat memuat link perangkat yang berlaku saat ini. Jika link perangkat dibuat ulang, unduh file .bat yang baru dan ganti file yang lama.

Kiosk di tablet Android dengan RawBT

1. Pasang aplikasi RawBT dari Play Store
2. Di RawBT, pilih printer thermal (Bluetooth, USB OTG, atau jaringan), pilih lebar kertas 58 mm, lalu matikan pratinjau cetak
3. Buka link Kiosk di Chrome, lalu ambil satu nomor uji. Ketika Chrome menanyakan aplikasi untuk membuka tautan, pilih RawBT dan centang pilihan untuk mengingatnya

Pada mode RawBT, layar hasil menampilkan tombol Cetak Ulang yang dapat ditekan jika tiket tidak tercetak otomatis.

*iPad dan iPhone memakai mode Dialog print browser, sehingga dialog print tetap muncul setiap kali tiket dicetak.

Tahap 6: Nyalakan Layar TV

1. Buka link Layar TV di browser yang sudah login dengan akun perangkat
2. Tekan Aktifkan Suara satu kali, karena browser tidak mengizinkan suara diputar sebelum layar disentuh atau diklik
3. Tekan Layar Penuh di bagian bawah layar

Layar TV menampilkan:

• Kartu setiap loket yang berisi nomor yang sedang dipegang loket, status Dipanggil atau Sedang dilayani, dan Sisa Antrean.
• Panel Sedang Dipanggil yang berisi nomor terakhir yang dipanggil beserta loket tujuannya.
• Daftar Berikutnya yang berisi nomor yang masih menunggu.

Lingkaran di bilah biru menunjukkan status koneksi. Hijau berarti layar tersambung realtime, kuning berarti layar memperbarui data setiap 10 detik, dan merah berarti layar gagal memuat data dari server.

Tahap 7: Melayani Pelanggan di Panel Loket

Buka Antrean → Panel Loket. Panel tampil layar penuh dan terdiri dari tiga kolom, yaitu daftar Menunggu dan Ditunda di kiri, Tiket Aktif di tengah, dan Informasi Pelanggan di kanan.

Memilih loket

1. Jendela Pilih Loket terbuka otomatis jika Anda belum memegang loket
2. Pilih Outlet, lalu klik kartu loket yang akan Anda pegang
3. Loket yang sedang dipegang petugas lain dapat diambil dengan tombol Ambil Alih

Tombol gerigi di bilah biru dipakai untuk pindah loket, sedangkan tombol Tinggalkan Loket melepas loket yang sedang dipegang.

Memanggil pelanggan

• Klik Panggil Berikutnya untuk memanggil tiket yang paling lama menunggu di layanan yang dilayani loket Anda, atau klik Panggil pada baris daftar Menunggu untuk memanggil tiket tertentu.
• Setelah memanggil, tombol bertuliskan Memanggil… sampai Layar TV selesai mengumumkan panggilan. Jika dalam 20 detik tidak ada konfirmasi, maka tombol aktif kembali dan Panel menampilkan pesan bahwa Layar TV belum mengonfirmasi panggilan tersebut.
• Satu loket hanya memegang satu tiket. Tiket aktif harus diselesaikan, diteruskan, ditunda, atau dibatalkan sebelum Anda memanggil tiket berikutnya.

Melayani tiket

• Panggil Ulang: memanggil nomor yang sama sekali lagi. Jika jumlah panggilan sudah mencapai Maksimal Panggil Ulang, maka Panel menyarankan untuk menandai pelanggan tidak hadir.
• Mulai Layani: menandai bahwa pelanggan sudah berada di loket.
• Teruskan ke...: memindahkan tiket ke layanan lain dengan nomor yang sama, misalnya dari Konsultasi ke Kasir.
• Tidak Hadir: mengubah tiket menjadi Ditunda, atau menjadi Dibatalkan jika status Ditunda dimatikan.
• Tunda dan Batalkan: wajib disertai alasan yang dipilih dari daftar atau ditulis sendiri.
• Selesai: menutup tiket setelah pelanggan selesai dilayani.

Tiket yang ditunda tampil di daftar Ditunda beserta alasannya, dan dapat dipanggil lagi dengan tombol Panggil Kembali tanpa mengubah nomornya.

Terbitkan Tiket dan Cari

Untuk pelanggan yang tidak memakai Kiosk, klik Terbitkan Tiket, pilih layanan, lengkapi data pelanggan, lalu klik Terbitkan. Klik Cari untuk menemukan tiket berdasarkan nomor, nama, atau No. HP pada tanggal yang dipilih, sedangkan kode tiket yang diketik atau dipindai dari QR di tiket dicari di semua tanggal.

Tahap 8: Alur Servis Elektronik dari Tiket

Bagian ini berlaku untuk layanan dengan konektor Servis Elektronik, misalnya Servis Baru dan Ambil Unit pada templat Servis Elektronik.

Kartu Pelanggan dan panel servis

Jika nomor HP di tiket cocok dengan satu pelanggan terdaftar, kolom kanan menampilkan Kartu Pelanggan yang berisi kategori, poin, deposit, piutang penjualan, dan piutang servis. Di bawahnya tampil Servis Berjalan beserta status setiap unit, dan Siap Diambil untuk nota yang semua unitnya sudah selesai diservis beserta sisa tagihannya.

Mencatat unit dan membuat Penerimaan Servis

1. Klik Tambah Unit, lalu isi Unit, Nomor Seri, Kerusakan, dan Kelengkapan. Untuk pelanggan lama, klik Pilih dari Riwayat lalu Pakai pada unit yang pernah diservis
2. Klik Masukkan ke Daftar, lalu ulangi untuk unit lain. Satu tiket memuat paling banyak 10 unit
3. Klik Simpan Data
4. Pada jendela Data Unit Tersimpan, klik Lanjut Buat Penerimaan Servis. Form Penerimaan Servis terbuka di tab baru dengan pelanggan dan unit yang sudah terisi
5. Lengkapi data lainnya, seperti teknisi, jenis jasa, kondisi barang, dan uang muka bila ada, lalu simpan Penerimaan Servis

Begitu Penerimaan Servis tersimpan, tiket yang sedang dipanggil atau dilayani otomatis berstatus Selesai.

Pengambilan unit

Untuk pelanggan yang datang mengambil unit, klik Proses Pengambilan pada nota di bagian Siap Diambil. Erzap membuka Kelola Servis nota tersebut, dan tiket otomatis ditutup ketika nota ditutup, termasuk pada pengambilan sebagian.

*Jika tiket tidak tertutup otomatis setelah Penerimaan Servis tersimpan, tutup tiket tersebut dengan tombol Selesai di Panel Loket.

Baca juga: Modul Servis Elektronik Erzap, Tutorial Klaim Garansi Servis Erzap

Tahap 9: Pantau Laporan Antrean

1. Buka Antrean → Laporan Antrean
2. Tentukan Outlet dan Periode di sidebar, dengan rentang paling lama 31 hari, lalu klik ikon Cari di bilah menu
3. Klik ikon Unduh untuk menyimpan laporan dalam file Excel

Laporan Antrean berisi:

• Rata-rata waktu tunggu dan waktu layan per layanan, loket, petugas, jam, dan hari.
• Tiket ditunda dan dibatalkan per alasan, serta tiket kedaluwarsa, yaitu pelanggan yang pulang sebelum dilayani.
• Konversi tiket menjadi nota servis beserta nilainya.
• Jumlah pelanggan baru, pelanggan lama, dan tiket tanpa pelanggan.

File Excel berisi delapan sheet, yaitu Per Layanan, Per Loket, Per Petugas, Per Jam, Per Hari, Alasan, Konversi, dan Pelanggan. Ringkasan hari ini juga tampil di widget Antrean Hari Ini pada dashboard bagi user yang memiliki hak Antrean - Laporan.

FAQ: Pertanyaan Umum tentang Sistem Antrean

Apakah Sistem Antrean tersedia di Erzap versi cloud?

Jawaban: Belum. Sistem Antrean hanya tersedia untuk pengguna Erzap Private Server. Hubungi tim Erzap untuk informasi upgrade.

Apakah nama dan nomor HP pelanggan tampil di Layar TV?

Jawaban: Tidak. Layar TV hanya menampilkan nomor antrean dan loket tujuannya, dan tiket yang dicetak juga tidak memuat nama maupun nomor HP pelanggan.

Apakah pelanggan yang dipindah ke loket lain harus mengambil nomor baru?

Jawaban: Tidak. Petugas cukup menekan Teruskan ke..., lalu tiket masuk antrean layanan tujuan dengan nomor yang sama.

Apa yang terjadi pada tiket yang belum selesai di akhir hari?

Jawaban: Tiket yang masih terbuka dari hari sebelumnya otomatis berstatus Kedaluwarsa dan tercatat di Laporan Antrean sebagai pelanggan yang pulang sebelum dilayani.

Kenapa Layar TV tidak bersuara?

Jawaban: Pastikan tombol Aktifkan Suara sudah ditekan setelah halaman Layar TV dibuka, dan volume speaker perangkat tidak dimatikan.

Kenapa Panel Loket menampilkan pesan bahwa Layar TV belum mengonfirmasi panggilan?

Jawaban: Tidak ada Layar TV yang menyala di outlet tersebut, atau suaranya belum diaktifkan. Nyalakan Layar TV, lalu tekan Aktifkan Suara.

Kenapa Kiosk atau Layar TV menampilkan Link Perangkat Tidak Berlaku?

Jawaban: Link sudah dibuat ulang, perangkat sudah dinonaktifkan, atau akun yang dipakai tidak memiliki hak akses Antrean - Kiosk atau Antrean - Layar TV beserta hak atas outlet perangkat tersebut. Minta admin memberikan link yang baru dari tab Perangkat di Pengaturan Antrean.

Kenapa muncul pesan "Layanan antrean sedang tidak tersedia"?

Jawaban: Server layanan antrean sedang tidak dapat dihubungi, sehingga tiket tidak diubah. Coba lagi beberapa saat kemudian, dan hubungi tim Erzap jika pesan tersebut terus muncul.

Baca Juga

• Sistem Antrean Erzap: Kiosk, Layar TV, dan Panel Loket yang Terhubung ke Data Pelanggan
• Solusi Lengkap Manajemen Servis Elektronik
• Modul Servis Elektronik Erzap
• Tutorial Klaim Garansi Servis Erzap

Demikian tutorial Sistem Antrean Erzap. Untuk pertanyaan lebih lanjut atau jadwal demo, silakan hubungi Tim Support Erzap melalui kontak yang tersedia. Terima kasih!