Solusi Lengkap Manajemen Servis Elektronik

Bukan Sekadar Catatan
Pusat Kendali Servis Anda

Bisnis servis elektronik punya tantangan yang tidak bisa diselesaikan dengan aplikasi kasir biasa. Erzap Smart Repair hadir sebagai sistem yang tumbuh bersama operasional Anda — teknisi bekerja lebih terarah, pemilik bisnis punya visibilitas penuh dari meja penerimaan hingga laporan akhir bulan, dan pelanggan mendapat layanan yang lebih profesional.

Penerimaan Servis Tetap Jalan
Online Maupun Offline

Koneksi internet yang tidak stabil bukan alasan untuk menghentikan penerimaan servis. Erzap Smart Repair menyimpan seluruh data penerimaan secara lokal di perangkat Android Anda. Begitu jaringan kembali tersedia, semua data otomatis disinkronisasi ke sistem ERP Erzap — tanpa input ulang, tanpa data hilang. Teknisi tetap bekerja, staf tetap mencatat, dan pelanggan tidak perlu menunggu sistem "loading".

• Data penerimaan servis tersimpan lokal saat offline
• Sinkronisasi otomatis ke ERP saat koneksi pulih
• Tidak ada data yang hilang atau perlu diinput ulang
• Operasional tidak terganggu meski jaringan tidak stabil
• Ideal untuk lokasi dengan koneksi internet kurang memadai

Desain Alur Kerja Kilat
untuk Servis Ringan

Quick Servis dirancang untuk penanganan ringan yang selesai dalam waktu singkat — dapat ditunggu. Staf cukup membuat satu transaksi, mencatat keluhan dan spare part yang digunakan, lalu menutup servis saat unit selesai. Tidak ada alur yang rumit, semua berjalan cepat namun terstruktur.

• Alur pencatatan cepat, cocok untuk penggantian komponen ringan
• Catat keluhan, serial number, dan kondisi barang dalam satu form
• Nota penerimaan terbit otomatis, bisa langsung dibagikan via WhatsApp
• Spare part terpotong otomatis dari stok saat servis ditutup
• Mendukung multi unit dan multi spare part dalam satu transaksi

Dokumentasi Progres Servis Mendalam
Jadi Lebih Mudah

Rawat Inap ditujukan untuk kerusakan yang memerlukan pemeriksaan lebih mendalam atau komponen yang harus dipesan terlebih dahulu. Setiap unit tetap terdokumentasi dengan status pengerjaan masing-masing, sehingga staf dan pelanggan sama-sama tahu perkembangannya.

• Estimasi selesai tercatat, pelanggan tidak perlu tebak-tebakan
• Pengambilan unit bisa dilakukan bertahap sesuai waktu selesai masing-masing
• Riwayat lengkap per unit, keluhan, spare part, teknisi, dan durasi servis
• Terintegrasi dengan klaim garansi jika unit bermasalah kembali
• Mendukung multi unit dan multi spare part dalam satu transaksi

Banyak Unit Masuk Sekaligus,
Satu Transaksi Selesai

Pelanggan korporat atau mitra B2B yang menyerahkan banyak unit sekaligus bukan lagi hambatan. Fitur Multi Unit memungkinkan pencatatan beberapa unit dalam satu transaksi penerimaan, masing-masing dengan tipe barang, nomor seri, keluhan, dan daftar spare part tersendiri. Spare part yang digunakan langsung memotong stok di sistem. Tidak ada input ganda, tidak ada nota terpisah yang membingungkan. Bila sebagian unit sudah selesai dan sebagian lagi belum, transaksi tetap bisa ditutup sebagian — tanpa harus menunggu semua unit rampung.

• Catat banyak unit sekaligus dalam satu transaksi servis
• Setiap unit punya detail keluhan, status, spare part sendiri
• Stok spare part terpotong otomatis saat servis ditutup
• Unit selesai bisa diambil pelanggan secara bertahap
• Membuka peluang kerja sama servis B2B yang lebih profesional

Satu Unit, Butuh
Banyak Spare Part

Tidak semua kerusakan hanya butuh satu komponen. Erzap Smart Repair memungkinkan pencatatan lebih dari satu spare part untuk setiap unit yang diperbaiki — masing-masing dengan nama barang, jumlah, dan harga tersendiri. Semua langsung terhubung ke sistem inventori tanpa input ulang.

• Tambahkan beberapa spare part dalam satu unit servis sekaligus
• Stok spare part terpotong otomatis saat transaksi servis ditutup
• Riwayat spare part per unit tercatat detail untuk histori perbaikan & garansi
• Terintegrasi langsung dengan laporan inventori dan operasional ERP
• Tersedia di back office maupun aplikasi Erzap Smart Repair

Tidak Punya Perangkat Android?
Terima Servis Dari Web

Erzap Smart Repair dirancang sebagai ujung tombak penerimaan servis di lapangan — cepat, mobile, dan tetap jalan meski internet mati. Namun untuk kebutuhan admin atau operasional berbasis PC, back office Erzap hadir sebagai pelengkap yang terhubung penuh. Staf dapat mencatat penerimaan servis langsung dari dashboard web — input detail unit, kondisi barang, kelengkapan, hingga uang muka, semuanya dari browser. Nota penerimaan terbit otomatis, dan semua data langsung sinkron dengan Smart Repair maupun seluruh modul ERP.

• Catat penerimaan servis lengkap langsung dari browser tanpa instalasi
• Input serial number, kondisi, kelengkapan, dan estimasi selesai dalam satu form
• Uang muka diterima dan tercatat otomatis ke jurnal saat penerimaan
• Nota penerimaan terbit otomatis, siap cetak atau dibagikan ke pelanggan
• Data real-time tersinkron dengan Smart Repair dan seluruh modul ERP

Servis Sendiri atau Kirim ke
Service Center Luar, Semua Tercatat

Tidak semua kerusakan bisa ditangani di tempat. Kadang unit harus dikirim ke service center resmi atau teknisi luar yang lebih spesialis. Erzap membedakan dua jenis alur servis: Internal — dikerjakan di outlet Anda sendiri — dan Eksternal — dikirim ke pihak ketiga atau service center resmi. Masing-masing memiliki alur biaya, pencatatan hutang, dan nota yang berbeda. Semua terdokumentasi rapi tanpa perlu sistem terpisah.

• Bedakan servis internal (dikerjakan sendiri) dan eksternal (pihak ketiga)
• Servis eksternal otomatis mencatat hutang ke service center tujuan
• Servis garansi resmi didukung — tanpa biaya yang dipungut ke pelanggan
• Data service center (nama, kota, kontak) tersimpan sebagai data master
• Laporan rekap servis bisa difilter per service center yang menangani

Ukur Kesulitan Servis,
Tetapkan Standar Harga

Setiap servis punya tingkat kesulitan yang berbeda — dan harga yang ditetapkan seharusnya mencerminkan itu. Dengan fitur Bobot Pekerjaan di Erzap, Anda bisa membuat kategori bobot seperti Mudah, Sedang, atau Sulit, lengkap dengan nilai bobot dan harga jual minimum per kategori. Anda bahkan bisa mengaitkan bobot langsung ke data produk atau sparepart, sehingga setiap kali sparepart tersebut digunakan dalam proses servis, nilai bobot otomatis terbawa tanpa perlu dipilih manual.

• Kategorikan servis berdasarkan tingkat kesulitan
• Tetapkan harga jual minimum per kategori bobot
• Tetapkan bobot langsung pada data produk atau sparepart
• Nilai bobot otomatis terbawa saat sparepart digunakan di servis
• Nilai bobot akan mempengaruhi komisi teknisi

Komisi Teknisi Dihitung Otomatis,
Tanpa Spreadsheet

Menghitung komisi teknisi di akhir bulan bukan lagi pekerjaan yang melelahkan — dan yang lebih penting, tidak ada lagi komisi yang cair untuk servis bermasalah. Di Erzap, setiap bobot pekerjaan sudah dilengkapi nilai komisi dalam rupiah. Begitu servis ditutup, komisi langsung terakumulasi otomatis ke rekap teknisi. Dan ketika pelanggan melakukan retur servis, sistem otomatis memotong komisi teknisi yang bersangkutan — sehingga rekap akhir bulan benar-benar mencerminkan kualitas kerja, bukan sekadar volume.

• Nilai komisi ditentukan langsung di data bobot
• Komisi terakumulasi otomatis setiap servis selesai
• Retur servis & pembatalan servis otomatis memotong komisi teknisi terkait
• Rekap komisi bersih per teknisi siap kapan saja
• Lihat detail komisi per nota servis di laporan rekap

Tiga Sudut Pandang
untuk Evaluasi Teknisi

Mengetahui total komisi saja tidak cukup — owner yang baik perlu tahu dari mana komisi itu berasal dan mengapa ada yang berkurang. Erzap menyediakan tiga tipe laporan rekap servis teknisi dalam satu menu: Rincian Servis untuk melihat detail setiap transaksi per teknisi, Komisi Teknisi untuk melihat total komisi bersih yang harus dibayarkan di akhir periode, dan Komisi Teknisi per Bobot untuk memahami dari jenis pekerjaan mana komisi seorang teknisi berasal.

• Lihat detail setiap transaksi servis per teknisi
• Rekap total komisi bersih siap bayar akhir periode
• Pecah komisi per jenis bobot pekerjaan per teknisi
• Retur tercatat sebagai kredit pengurang komisi otomatis
• Komisi negatif bisa diperhitungkan ke periode berikutnya

Update Progress Servis
Langkah demi Langkah

Servis rawat inap yang berlangsung beberapa hari tidak bisa hanya dicatat "masuk" dan "selesai". Banyak yang terjadi di antaranya — diagnosa awal, menunggu spare part, pengerjaan parsial, hingga pengujian akhir. Erzap menyediakan fitur Tindakan Servis yang memungkinkan teknisi mencatat setiap perkembangan pengerjaan secara bertahap. Semua aktivitas terekam dengan timestamp, sehingga owner bisa memantau produktivitas teknisi dan pelanggan mendapat informasi yang akurat tentang kondisi unitnya.

• Teknisi catat update pengerjaan secara bertahap di sistem
• Riwayat tindakan per unit tersimpan dan bisa ditelusuri
• Owner pantau produktivitas teknisi dari log tindakan harian
• Kurangi miskomunikasi antara staf penerima dan teknisi pengerjaan

Pelanggan Komplain?
Tangani Retur Secara Profesional

Unit sudah diambil, tapi masalah muncul lagi — kondisi seperti ini tidak bisa dihindari sepenuhnya, tapi bisa ditangani dengan profesional. Dengan fitur Retur Servis di Erzap, proses retur bisa dilakukan langsung dari aplikasi Erzap Smart Repair maupun back office web — cukup pilih unit dari histori servis, tentukan sparepart yang diretur, dan putuskan apakah sparepart dikembalikan ke stok atau tidak. Retur tunai dan jenis pembayaran otomatis tercatat di jurnal, stok gudang diperbarui real-time, dan seluruh riwayat retur tersimpan rapi sebagai dasar evaluasi kualitas teknisi maupun sparepart.

• Proses retur dari aplikasi Smart Repair atau back office web
• Pilih satu atau beberapa sparepart yang ingin diretur
• Pilih retur seluruhnya atau sebagian sesuai kondisi
• Retur tunai dan jenis pembayaran tercatat otomatis di jurnal
• Riwayat retur jadi dasar evaluasi kualitas teknisi & sparepart

Garansi Servis Tercatat,
Pelanggan Lebih Percaya

Setiap servis yang Anda kerjakan membawa tanggung jawab — dan pelanggan yang kembali dengan keluhan adalah ujian nyata profesionalisme toko Anda. Dengan fitur Klaim Garansi Servis di Erzap, staf cukup mencari kode servis sebelumnya, memilih teknisi penanganan, bobot pekerjaan garansi, dan tindakan yang diambil. Yang lebih powerful, dalam satu proses klaim Anda bisa menentukan sparepart mana yang tetap digunakan dan sparepart mana yang dikembalikan — sistem otomatis menghasilkan nota klaim garansi dan status retur sekaligus dalam satu proses.

• Alur klaim garansi terpisah dari servis berbayar
• Cari servis sebelumnya cukup dengan kode servis
• Pilih teknisi & bobot pekerjaan khusus garansi
• Tentukan sparepart diganti atau dikembalikan uangnya
• Nota klaim garansi & retur dihasilkan sekaligus

Pelanggan Tahu Status Unitnya
Tanpa Perlu Telepon

Salah satu sumber komplain terbesar di bisnis servis adalah pelanggan yang tidak tahu unitnya sudah selesai atau belum. Erzap menyediakan fitur Lacak Servis — tersedia sebagai add-on — yang bisa diakses oleh staf maupun pelanggan, cukup dengan kode servis atau scan QR Code yang tercetak di nota penerimaan. Status pengerjaan langsung tampil tanpa perlu menelepon atau datang ke toko. Pelanggan lebih tenang, staf tidak terganggu dengan pertanyaan berulang.

• Pelanggan bisa cek status servis mandiri via kode atau QR Code
• QR Code tercetak otomatis di nota penerimaan servis
• Filter pencarian berdasarkan nama pelanggan, SN, atau kode servis
• Staf tidak perlu ganggu teknisi hanya untuk jawab pertanyaan status
• Tingkatkan kepercayaan pelanggan lewat transparansi pengerjaan

Setiap Servis Langsung Masuk
Laporan Keuangan Otomatis

Erzap Smart Repair bukan aplikasi yang berdiri sendiri. Setiap transaksi servis yang ditutup langsung menciptakan jurnal akuntansi otomatis, memotong stok spare part di gudang, dan memasukkan data piutang atau hutang ke modul akuntansi — sesuai standar SAK. Owner tidak perlu rekap manual di akhir bulan. Laporan Laba Rugi dan Neraca langsung mencerminkan kondisi bisnis servis secara real-time.

• Jurnal akuntansi terbit otomatis setiap servis ditutup
• Stok spare part berkurang real-time saat komponen dipakai
• Piutang & hutang teknisi luar dikelola dari modul terintegrasi
• Laporan Rekap Servis, Laba Rugi, dan Neraca tanpa input manual
• Lacak servis via kode & QR code — bisa diakses owner & pelanggan

Bayar Nanti, Ambil Dulu —
Piutang Servis Tercatat Otomatis

Tidak semua pelanggan langsung bayar saat mengambil unitnya. Tidak semua teknisi luar dibayar di hari yang sama saat servis selesai. Erzap menangani kedua skenario ini lewat modul Hutang & Piutang Servis yang terintegrasi penuh ke akuntansi. Piutang terbit otomatis saat pelanggan mengambil unit tapi belum bayar. Hutang terbit otomatis saat menggunakan jasa teknisi luar yang pembayarannya ditunda. Semua masuk ke rekap keuangan tanpa input manual tambahan.

• Piutang servis terbit otomatis saat pelanggan ambil unit belum bayar
• Hutang servis terbit otomatis untuk pembayaran tertunda ke teknisi luar
• Pelunasan piutang & hutang servis diproses dari modul akuntansi
• Jurnal keuangan terbentuk otomatis saat pelunasan dilakukan
• Rekap piutang & hutang servis per periode tersedia untuk monitoring