Cara Mengelola Kalender Pegawai, Izin, dan Cuti di ERZAP

Meta description: Pelajari cara mengelola agenda kerja, pengajuan izin, cuti, dan hari libur nasional menggunakan fitur Kalender Pegawai ERZAP untuk manajemen SDM yang efisien.

Ringkasan

Fitur Kalender Pegawai di ERZAP berfungsi sebagai pusat kendali untuk memantau agenda kerja, absensi, dan hari libur seluruh staf dalam satu tampilan visual. Dengan fitur ini, Anda dapat mencatat izin, sakit, cuti, hingga agenda rapat (meeting) yang secara otomatis akan terintegrasi dengan validasi presensi dan perhitungan gaji pegawai.

Prasyarat

• Menggunakan ERZAP Paket Enterprise.
• Memiliki hak akses setingkat Administrator atau Manajer HR (Kepegawaian).
• Data Pegawai sudah terdaftar di menu Pegawai > Data Pegawai.

Langkah-Langkah

1. Mengakses Halaman Kalender

1. Masuk ke akun ERZAP Anda.
2. Buka menu Pegawai > Izin Cuti & Libur > Kalender.
3. Anda akan diarahkan ke halaman kalender kerja yang menampilkan daftar acara (event) di sisi kiri dan tampilan kalender bulanan di sisi kanan.

Halaman Kalender

2. Menambah Acara Baru (Izin, Cuti, atau Meeting)

1. Klik tombol Tambah Acara pada panel sebelah kiri.
   
2. Pada jendela pop-up yang muncul, lengkapi data berikut:
   • Jenis Acara: Pilih kategori acara (misal: Libur Nasional, Izin, Cuti, Meeting, Stok Opname, atau Sakit).
     
   • Jenis Izin (Khusus Tipe Izin): Pilih alasan izin (misal: Datang Terlambat atau Pulang Lebih Cepat) dan tentukan jamnya.
     
   • Jenis Cuti (Khusus Tipe Cuti): Tentukan apakah cuti tersebut Berbayar (potong kuota cuti tahunan) atau Tidak Berbayar.
     
   • Status Absen: Pilih Dapat Presensi (jika pegawai tetap boleh absen) atau Dilarang Presensi (jika pegawai dianggap tidak hadir).
   • Tanggal Mulai & Selesai: Tentukan durasi acara tersebut.
   • Keterangan: Isi detail alasan atau catatan tambahan.
3. Klik Simpan. Acara akan muncul pada tanggal yang ditentukan di kalender.

3. Membuat Hari Libur Nasional Secara Otomatis

ERZAP menyediakan fitur untuk memasukkan hari libur nasional secara massal sesuai penanggalan resmi.

1. Klik tombol Libur Nasional (ikon pesawat) di bagian kanan atas halaman.
   
2. Pilih tahun yang diinginkan, baik Tahun Ini atau Tahun Depan.
   
3. Sistem akan memuat daftar libur nasional. Periksa kembali daftar tersebut, lalu konfirmasi untuk menyimpan data.
4. Data libur nasional akan muncul dengan indikator warna merah di kalender.
   

4. Memproses Persetujuan (Approval) Izin dan Cuti

Jika staf mengajukan izin/cuti melalui aplikasi ERZAP Teams, Anda dapat memvalidasinya melalui halaman Backoffice, Aplikasi Erzap BI dan Aplikasi Erzap Teams.

Berikut adalah penjelasan Memvalidasi melalui halaman Backoffice

1. Klik tombol Permohonan Izin/Cuti di bagian atas halaman (terdapat indikator hijau jika ada permohonan baru).
   
2. Daftar permohonan akan muncul. Anda dapat melihat detail nama pegawai, tipe permohonan, dan keterangannya.
3. Klik ikon Centang Hijau untuk menyetujui, atau ikon Silang Merah untuk menolak permohonan.
   
4. Jika disetujui, Anda akan diminta menentukan kembali status absensi dan jenis cutinya sebelum data tersimpan secara permanen.
   

Verifikasi

Untuk memastikan proses berhasil, perhatikan indikator warna pada tampilan kalender:

• Merah: Libur Nasional.
• Kuning: Izin atau Sakit.
• Hijau: Cuti.
• Biru: Agenda Rapat (Meeting).

Anda juga dapat mengecek status persetujuan di menu Pegawai > Izin Cuti & Libur > Manajemen Data untuk melihat daftar historis acara yang sudah tersimpan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Kenapa menu Kalender tidak muncul di akun saya?

Fitur Kalender Pegawai, Izin, dan Cuti hanya tersedia untuk pengguna Paket Enterprise. Silakan hubungi tim Support ERZAP untuk melakukan upgrade paket jika diperlukan.

Bagaimana cara menghapus acara yang salah input?

Klik pada tanggal acara di kalender atau klik nama acara di daftar panel kiri. Setelah detail acara muncul di jendela pop-up, klik tombol Hapus di bagian bawah kiri jendela tersebut.

Apakah izin yang disetujui akan memotong gaji pegawai?

Dampak terhadap gaji bergantung pada Jenis Cuti yang dipilih saat input (Berbayar/Tidak Berbayar) dan kebijakan komponen gaji yang Anda atur pada Kelompok Gaji di menu Administrator.

Dapatkah saya mengubah jam izin setelah disimpan?

Ya, Anda dapat mengubah data acara selama acara tersebut belum melewati tanggal saat ini. Klik pada acara tersebut, ubah detailnya, lalu klik Simpan.