Apa itu Cloud ERP?

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola manajemen bisnis sedangkan Cloud ERP adalah jenis ERP yang datanya dapat diakses secara online dan dikelola oleh cloud vendor sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membuat database sendiri. Berbeda dengan on premise ERP yang datanya disimpan di jaringan lokal dan harus dipasang di komputer perusahaan, ERP berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk mengakses back office hanya melalui situs web. Apa saja kelebihan Cloud ERP dibandingkan 2 jenis ERP lainnya? Simak penjelasannya berikut ini.

Kelebihan Cloud ERP

1. Hemat Biaya

Biaya yang dikeluarkan mulai dari biaya awal hingga maintenance relatif lebih terjangkau karena Anda tidak perlu membeli perangkat keras, server, lisensi perangkat lunak, antivirus, dan kebutuhan pemeliharaan lainnya. Alasannya, pemeliharaan dan perawatan Cloud ERP ditanggung oleh cloud vendor sehingga Anda tinggal mengoperasikannya saja sesuai kebutuhan usaha. Sistem pembayaran Cloud ERP adalah langganan/subscription yang artinya dapat dibayar secara bulanan maupun tahunan sesuai software ERP yang digunakan.

2. Tidak Terbatas Ruang dan Waktu

Cloud ERP memungkinkan pemilik bisnis untuk mengawasi kinerja bisnisnya tanpa batas ruang dan waktu karena untuk mengakses back office hanya membutuhkan internet. Tidak masalah jika software ERP tersebut tidak ada di perangkat Anda karena cloud ERP dapat diakses melalui web. Antar divisi, departemen, outlet, maupun gudang saling terhubung dan dapat dilihat di back office yang umumnya menggunakan web base sebagi platformnya. Hampir semua divisi dan kebutuhan manajemen bisnis dapat diawasi dan dikelola dengan software ERP tergantung dari perusahaan ERP yang Anda pilih. Sistem erp yang baik umumnya terbagi berdasarkan beberapa modul dan fitur seingga mudah dipahami oleh penggunanya. Misalnya ERZAP ERP yang menyediakan beberapa divisi dan fitur seperti berikut.

• Terintegrasi dengan mesin kasir (POS System)
• Modul Penjualan merekam dan merekap data transaksi yang direkam oleh sistem POS
• Modul Pembelian memungkinkan Anda untuk mengecek faktur dan pembelian dari supplier
• Modul Pelanggan bantu Anda mengelola CRM • Modul Inventory untuk kelola stok di berbagai outlet dan gudang
• Terhubung dengan software Akunting yang sudah sesuai Standar Akuntansi Keuangan
• Modul Pegawai untuk membantu Anda mengelola absensi dan pegawai Temukan lebih lengkap di sini.

3. Keamanan Lebih Terjamin

Risiko kehilangan data dapat dihindari dengan sistem ERP berbasis cloud karena data tersebut tidak disimpan di perangkat. Apabila terjadi masalah seperti eror pada PC/server perusahaan, data yang tersimpan di cloud tidak akan terpengaruh dan tetap bisa diakses melalui situs web mengingat pada sistem cloud data disimpan di sistem. Penyalahgunaan data pun juga bisa diminimalisir karena hanya orang-orang yang memiliki akses yang dapat mengakses data pada sistem tersebu.

4. Upgrade dan Update Software Otomatis

Proses pembaharuan pada cloud ERP cenderung lebih cepat dibandingkan On-Premises ERP. Upgrade tersebut pun tidak memerlukan tim IT khusus karena akan otomatis diperbaharui oleh cloud vendor. Tidak perlu membeli hardware khusus atau perangkat tambahan lainnya.

Baca juga Perusahaan Rugi? Berikut Strategi Perpajakan yang Dapat Diterapkan

5. Manajemen Bisnis Lebih Efisien dan Efektif

Berhubung Anda sudah menghemat biaya setelah menggunakan cloud ERP, dana yang dimiliki dapat dialokasikan untuk mengembangkan elemen bisnis yang lain. Tidak hanya dari segi biaya, manajemen bisnis juga menjadi lebih efisien karena monitoring divisi dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja hanya dengan modal internet dan perangkat seperti laptop maupun ponsel.

Kekurangan Cloud ERP

1. Sangat Bergantung pada Koneksi Internet

Dikarenakan cloud ERP bersifat real-time dan diakses melalui web, maka dibutuhkan koneksi internet yang stabil. Tanpa internet, akses ke web tersebut akan terputus. Pastikan wilayah Anda memiliki koneksi internet yang baik agar penggunaan cloud ERP maksimal.

2. Server Berpotensi Down

Jika sedang digunakan oleh Banyak Pengguna Jika penyedia server sedang mengalami downtime, seluruh pengguna akan terkena dampaknya. Dampak tersebut dapat berupa koneksi Anda ke sistem terputus tiba-tiba atau web sulit diakses. Penting untuk memperhatikan penyedia cloud yang hendak digunakan agar kejadian seperti ini dapat dihindari.

3. Data dapat Diakses oleh Provider

Sejalan dengan penjelasan di bagian sebelumnya, data pada cloud ERP disimpan oleh penyedia layanan sehingga data perusahaan dapat diakses oleh provider. Proses update dan upgrade software juga dilakukan oleh penyedia cloud. Oleh sebab itu, wajar jika mereka ikut memiliki akses karena pemeliharaan ERP dilakukan oleh vendor agar lebih praktis dan tinggal langsung digunakan.

ERZAP CLOUD ERP BANTU ANDA MINIMALISIR RISIKO DATA HILANG

Setelah melihat beberapa kekurangan tadi, tentunya timbul kekhawatiran operasional bisnis terganggu jika koneksi internet putus atau mengalami kendala lainnya. Namun, Anda tidak perlu khawatir dengan risiko-risiko tersebut jika menggunakan ERZAP ERP karena Anda tetap dapat melakukan transaksi menggunakan POS ERZAP meskipun internet sedang mengalami gangguan. Ketika internet Anda sudah berfungsi kembali, data transaksi tadi akan otomatis masuk ke sistem ERZAP. Artinya, kasir Anda tetap dapat mencatat transaksi dan toko tetap bisa beroperasi normal meskipun sedang tidak ada internet. Selain itu, sistem penyimpanan pada server cloud juga dapat membantu meminimalisir kehilangan data akibat perangkat ERP rusak. Berbeda dengan on premise ERP yang datanya disimpan di server lokal perusahaan sehingga jika mengalami masalah pada server perusahaan tersebut, data akan terancam hilang dan tidak dapat kembali.

ERZAP juga dapat membantu mencegah kecurangan karena ERZAP ERP telah terintegrasi dengan sistem Akunting sehingga pencatatan keuangan dilakukan secara otomatis. Ada pula fitur hak akses dan audit logs untuk melihat aktivitas masing-masing orang yang memiliki akses. Kerahasiaan data usaha Anda aman bersama kami karena ERZAP telah berdiri selama lebih dari 8 tahun dan telah melayani lebih dari 1000 pengguna yang tersebar di 30 kota dengan beragam bidang usaha. 

Demikian kelebihan dan kekurangan dari cloud ERP. Terlepas dari kekurangannya, Cloud ERP tetap dapat menjadi alternatif untuk menghemat biaya terlebih bagi Anda yang masih merintis bisnis karena dana untuk sistem ERP On-Premise dapat digunakan untuk keperluan lain. Data pada On-Premise ERP memang disimpan sendiri oleh perusahaan, tetapi jika server lokal perusahaan mengalami masalah data Anda juga berpotensi hilang. Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa setiap jenis ERP memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, silakan memilih sesuai kebutuhan dan kemampuan Anda. Pastikan penyedia ERP yang Anda pilih sudah terintegrasi dengan berbagai kebutuhan manajemen bisnis agar biaya yang dikeluarkan tidak membengkak. Jika Anda ingin sistem ERP yang lengkap seperti ERZAP ERP, Anda dapat mendaftar melalui tombol di bawah. Kami siap membantu Anda mewujudkan manajemen bisnis yang lebih baik!

Free Trial 14 Hari tanpa Kartu Kredit