Metode Pencatatan Beban Ekspedisi Erzap
Pengertian dari ekspedisi adalah pengiriman barang ataupun perusahaan pengangkutan barang. Jasa ekspedisi biasanya akan memberikan harga pengiriman barang, baik berdasarkan berat barang maupun berdasarkan jarak kota yang ditempuh. Semakin berat dan jauh jarak pengirimannya maka umumnya akan menjadi semakin mahal. Tutorial ini akan membahas mengenai metode pencatatan beban ekspedisi di Erzap dengan 4 pendekatan berbeda.
1. Membuat Akun Beban
Berikut adalah metode pencatatan beban ekspedisi dengan menggunakan Akun Beban. Sebelumnya Anda harus memiliki Akun Beban. Adapun cara untuk membuat akun beban adalah sebagai berikut.
Langkah-Langkah Membuat Akun Beban
Melalui back office Erzap pilih menu Akunting → Akun → Buat Akun Beban.
Anda akan masuk pada halaman Pembuatan Akun Beban. Lengkapi data-data yang diminta sesuai dengan keterangan berikut:
Keterangan Form Pembuatan Akun Beban
- Tipe Perkiraan: Pilih antara Beban atau Beban Lain-Lain. Perbedaannya adalah tipe Beban memungkinkan Anda menggunakan Group Beban, sedangkan Beban Lain-Lain tidak.
- Group: Pengelompokan beban yang akan ditampilkan pada Laporan Laba Rugi.
- Kode: Kode unik beban yang akan dibuat (sistem mengisi otomatis).
- Nama Akun: Nama deskriptif akun beban, contoh: "Beban Ongkir".
- Keterangan: Deskripsi tambahan beban yang dibuat (opsional).
- Opsi: Tandai Aktifkan untuk mengaktifkan beban yang dibuat.
Setelah semua data terisi dengan benar, klik tombol Simpan untuk membuat akun beban baru.
Melihat Akun Beban yang Dibuat
Akun Beban yang dibuat dapat Anda lihat melalui menu Akunting → Akun → Manajemen Data.
Anda akan masuk pada halaman Daftar Perkiraan, di mana Akun Beban yang baru dibuat akan ditampilkan.
Baca juga: Tutorial Membuat Akun Beban Pada Sistem Erzap
2. Pencatatan Menggunakan Akun Beban
Setelah membuat akun beban, langkah selanjutnya adalah mencatat beban pengiriman menggunakan Akun Beban yang telah dibuat.
Langkah-Langkah Mencatat Beban
Melalui back office Erzap pilih menu Akunting → Beban → Buat Baru.
Anda akan masuk pada halaman Pencatatan Beban seperti berikut:
Keterangan Form Pencatatan Beban
- Tanggal: Tanggal pembuatan beban.
- Outlet: Pilih outlet tempat beban ini dicatat.
- Jenis Pembayaran: Opsional, sesuai kebutuhan.
- Bukti Pembayaran: Opsional, sesuai kebutuhan.
- Operator: Terisi otomatis berdasarkan user yang login.
- Kas/Bank: Wajib dipilih untuk menentukan sumber saldo.
- No Transaksi: Opsional, sesuai kebutuhan.
- Keterangan: Opsional, untuk penjelasan tambahan.
Pada kolom Akun, pilih Akun Beban yang sesuai (contoh: "Beban Ongkir"). Kemudian isi kolom Jumlah Saldo dengan nominal beban ongkir.
Klik tombol Simpan untuk menyimpan pencatatan beban.
Notifikasi berikut akan muncul setelah data berhasil disimpan:
Akan muncul pop-up untuk melihat Bukti Transaksi:
Melihat Daftar Beban dan Laporan Laba Rugi
Daftar beban dapat dilihat melalui menu Akunting → Beban → Manajemen Data.
Berikut adalah halaman Daftar Data Beban. Klik No Voucher untuk menampilkan bukti transaksi beban yang dilakukan:
Berikut adalah tampilan Bukti Transaksi dari pencatatan beban yang dilakukan:
Beban tersebut juga akan tercatat pada Laporan Laba Rugi. Melalui back office Erzap, pilih menu Akunting → Laporan → Laba Rugi.
Anda akan masuk pada halaman Laporan Laba Rugi. Temukan bagian Laporan Beban seperti berikut:
3. Membuat Produk Jasa
Metode pencatatan beban menggunakan pembelian produk jasa memerlukan produk yang bersifat jasa. Dengan membuat produk jasa, produk menjadi fleksibel, tidak memiliki stok, dan selalu siap untuk digunakan dalam pencatatan beban.
Langkah-Langkah Membuat Produk Jasa
Melalui back office Erzap pilih menu Data Master → Produk → Satu Data.
Anda akan masuk pada halaman Pembuatan Data Produk:
Keterangan Pengaturan Produk Jasa
- Setting Produk Jasa: Centang jika produk berupa jasa/tanpa stok.
- Aktifkan Produk: Centang untuk mengaktifkan produk.
- Nama Produk: Berikan nama yang deskriptif dan sesuai (contoh: "Ongkos Kirim").
- Satuan: Gunakan satuan umum seperti "Pcs".
- Harga Jual: Isi dengan 0 (nol) untuk produk jasa.
- Harga Jual ke Outlet: Isi dengan 0 (nol) untuk produk jasa.
Setelah semua data sesuai, klik Simpan untuk menyimpan produk jasa.
4. Pencatatan Menggunakan Pembelian Produk Jasa
Setelah membuat Produk Jasa, Anda dapat mencatat beban ekspedisi menggunakan Pembelian Produk Jasa dengan beban ongkir pada produk.
Langkah-Langkah Pencatatan Pembelian Produk Jasa
Pilih menu Pembelian → Faktur Pembelian → Buat Baru.
Anda akan masuk pada halaman Pencatatan Transaksi Pembelian:
Keterangan Form Pencatatan Pembelian
- No Faktur: Isi sesuai nomor faktur dari ekspedisi.
- Supplier: Isi dengan nama ekspedisi yang digunakan (contoh: "Ojek Online").
- Outlet: Pilih outlet asal faktur tersebut.
- Tanggal Faktur: Isi sesuai tanggal dibuatnya faktur.
- Termin: Pilih jenis transaksi (hutang atau tunai). Contoh: "Net 3 Hari".
- Gudang: Pilih gudang asal dari faktur tersebut.
Pada kolom Daftar Barang, masukkan Produk Jasa yang sebelumnya dibuat (contoh: "Ongkos Kirim"). Pada kolom Harga Satuan, isi dengan nominal pembayaran beban ekspedisi.
Di bagian bawah form, Anda dapat menambahkan keterangan jika diperlukan. Pada kolom Ongkos Kirim, biarkan kosong atau isi dengan 0 (nol).
Klik tombol Simpan untuk menyimpan faktur pembelian.
Berikutnya Anda akan ditampilkan Nota Faktur Pembelian:
Pembayaran Hutang Pengiriman
Berdasarkan contoh di atas, pembelian dilakukan dengan Net 3 Hari, sehingga langkah berikutnya adalah memproses hutang untuk melunasi biaya pengiriman.
Masuk pada menu Akunting → Hutang → Pembelian → Pembayaran Hutang.
Anda akan masuk pada halaman Daftar Hutang Usaha. Klik tombol Proses untuk memproses hutang tersebut.
Masukkan nominal terhutang pada kolom Dibayar. Sesuaikan juga Jenis Pembayaran dan Kas/Bank yang digunakan.
Kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan pembayaran hutang tersebut.
Catatan Pencatatan Menggunakan Produk Jasa
Dengan metode ini, Beban Ekspedisi TIDAK masuk pada Akun Beban, namun masuk pada Laba Rugi Pembelian. Pastikan Anda memilih metode pencatatan yang sesuai dengan struktur akuntansi perusahaan Anda.
Perbandingan Dua Metode Pencatatan Beban Ekspedisi
| Aspek | Menggunakan Akun Beban | Menggunakan Produk Jasa |
|---|---|---|
| Langkah Awal | Membuat Akun Beban di menu Akunting | Membuat Produk Jasa di menu Data Master |
| Proses Pencatatan | Akunting → Beban → Buat Baru | Pembelian → Faktur Pembelian → Buat Baru |
| Input Supplier | Tidak perlu mencantumkan supplier | Wajib mencantumkan nama ekspedisi |
| Pencatatan Pembayaran | Langsung tercatat saat input beban | Melalui menu Pembayaran Hutang jika termin dipilih |
| Lokasi di Laporan Keuangan |
Tutorial Penerapan Potongan MDR Otomatis pada Erzap ERP
24-12-2020 - Dibaca: 10697 kali.
Sistem Erzap dapat mencatat Transaksi EDC ini menjadi Piutang dan mencatat Beban MDR secara otomatis. Yup! Otomatis! Bagaimana penerapaan Penjualan dengan Potongan MDR di Erzap? Simak metode nya pada Tutorial ini.
Baca selengkapnya...
Kelola Inventory Bisnis dengan Sistem ERP
02-01-2022 - Dibaca: 5186 kali.
Butuh solusi untuk mengelola inventaris Anda? Dapatkan ERZAP POS untuk mempermudah pengecekan inventaris usaha Anda!
Baca selengkapnya...
Rekomendasi Purchase Order Otomatis AI: Akhiri Stockout dan Lembur Purchasing
15-04-2026 - Dibaca: 317 kali.
Pelajari cara rekomendasi PO otomatis berbasis AI mengubah perencanaan pengadaan retail—lebih cepat, akurat, dan tanpa drama stockout. Lihat cara kerjanya di Erzap.
Baca selengkapnya...
Pajak Masukan dan Pajak Keluaran: Pengertian, Mekanisme, dan Cara Kerjanya
07-08-2022 - Dibaca: 4766 kali.
Pahami perbedaan pajak masukan dan pajak keluaran dalam PPN, mekanisme pengkreditan, serta cara Erzap membantu PKP mengelola faktur pajak secara efisien.
Baca selengkapnya...
Tutorial Konfigurasi Lokasi Absen Pegawai dengan Aplikasi Absensi Erzap
09-11-2022 - Dibaca: 7492 kali.
Panduan lengkap konfigurasi lokasi absen pegawai di Erzap Teams. Atur koordinat, tambah data pegawai, dan tentukan radius absensi dengan mudah.
Baca selengkapnya...
|