Fitur Approval ERZAP ERP

Apa itu Fitur Approval?

Fitur Approval adalah mekanisme yang digunakan dalam berbagai platform dan sistem untuk memastikan bahwa suatu tindakan atau perubahan telah disetujui oleh pihak yang berwenang. Dalam konteks bisnis, fitur ini membantu dalam menjaga kontrol kualitas dan memastikan bahwa keputusan atau langkah-langkah yang diambil telah melalui proses evaluasi yang tepat sebelum diterapkan.

Fitur Approval sering kali melibatkan berbagai tahapan, seperti permohonan persetujuan, tinjauan oleh pihak terkait, dan pengambilan keputusan yang didokumentasikan dengan jelas. Dengan demikian, fitur ini memainkan peran penting dalam pengelolaan risiko, peningkatan efisiensi, dan pengembangan produk atau layanan yang lebih baik.

Fitur Approval dalam ERZAP ERP

ERZAP ERP mengembangkan fitur approval yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengatur dan melacak proses persetujuan untuk berbagai transaksi dalam sistem. Fitur approval ERZAP ERP dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan operasional perusahaan secara signifikan.

Berikut adalah tutorial lengkap mengenai fitur approval ERZAP ERP:

1. Pemberian Hak Akses Fitur Approval

Hak akses untuk fitur Approval ERZAP ERP dapat diberikan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:

1. Pilih menu User
2. Klik menu Tipe User

3. Klik Edit pada tipe user yang ingin diberikan hak akses

4. Pilih Administrator pada Daftar Fungsi

5. Tandai hak akses Approval sesuai dengan akses yang ingin diberikan

6. Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan

Baca juga: Tutorial Tipe User dan Pengaturan Hak Akses

2. Pengaturan Email pada User Approval

Pentingnya Pengaturan Email

Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver sangat penting dilakukan karena:

• Setiap kali pemohon melakukan permintaan, permintaan tersebut akan langsung masuk ke Email Approver
• Ketika Approver melakukan perubahan status, Pemohon akan menerima Email notifikasi dari Approver

Cara Mengatur Email

Pengaturan Email pada User Pemohon & Approver dapat dilakukan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:

1. Pilih menu User
2. Klik Manajemen Data

3. Klik Edit untuk mengubah data user

4. Lengkapi kolom Email pada data user tersebut

5. Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan

Baca juga: Tutorial Menambahkan User ERZAP

3. Aktifasi Modul Approval

Langkah-Langkah Aktivasi

Aktifasi Modul Approval dapat dilakukan melalui menu Administrator dengan langkah-langkah berikut:

1. Buka menu Administrator
2. Klik menu General Setting

3. Pada halaman General Setting, pilih menu Approval

4. Centang "Aktifkan Fitur Approval" untuk mengaktifkan modul approval

Modul-Modul yang Tersedia

Terdapat 7 (tujuh) Modul Approval pada sistem ERZAP:

1. Permintaan Barang (PR)
2. Pemesanan Barang (PO)
3. Hutang Pembelian & Servis
4. Hutang Lain
5. Beban
6. Kas Keluar
7. Penarikan Prive

Pengaturan User Approval

Untuk mengatur User Approval, cari dan ketik nama user yang dapat melakukan approval untuk modul-modul tertentu di masing-masing modul sesuai kebutuhan Anda:

Klik Simpan untuk menyimpan pengaturan:

4. Permohonan Approval Tiap Modul

Terdapat tujuh modul permohonan approval dalam sistem ERZAP. Untuk panduan lengkap permohonan approval pada masing-masing modul, silakan baca tutorial berikut:

5. Penerimaan Approval dari User Approval

Notifikasi Email Approval

Setiap kali Pemohon melakukan pengajuan dari tiap modul, Approver akan menerima Email Permohonan Persetujuan / Approval untuk modul yang diajukan oleh pemohon.

Rincian Informasi dalam Email

Email approval berisi informasi untuk meninjau Approval dari Modul-Modul pemohon beserta rincian transaksi. Berikut adalah contoh untuk masing-masing tipe modul:

1. Permintaan Barang (PR) dan Pemesanan Barang (PO)

2. Hutang Pembelian & Servis dan Hutang Lain

3. Beban, Kas Keluar, dan Penarikan Prive

Tombol Aksi dalam Email

Dari email, Anda dapat menekan tombol:

• Lihat Transaksi — untuk melihat detail transaksi
• Proses Approval — untuk melakukan persetujuan atau penolakan

⚠ Informasi Tambahan
Anda juga dapat memproses Approval melalui menu Administrator > Approval > Proses Approval

6. Penerimaan Approval via ERZAP BI

Berikut adalah video tutorial mengenai cara menerima dan memproses approval melalui ERZAP BI:

7. Riwayat Approval

Untuk melihat Riwayat Approval, Anda dapat mengakses melalui menu Administrator > Approval > Riwayat Approval.

8. Notifikasi Approval Via WhatsApp API

Notifikasi Approval menggunakan WhatsApp API adalah fitur otomatis yang mengirimkan pesan notifikasi terkait pengajuan approval ke nomor WhatsApp pengguna yang terdaftar. Fitur ini dirancang untuk meningkatkan kecepatan kerja operasional perusahaan dan mengurangi kesalahan transaksi di modul-modul tertentu dengan memberikan informasi real-time kepada user approval dan user pengajuan.
Klik Link berikut untuk mengaktifkan Notifikasi Approval menggunakan WhatsApp API: https://www.erzap.com/artikels/423

9. FAQ (Frequently Asked Question)

Apakah semua modul di ERZAP wajib menggunakan fitur Approval?

Tidak. Fitur Approval bersifat opsional per modul. Anda dapat mengaktifkan approval hanya untuk modul tertentu, misalnya hanya untuk Pemesanan Barang (PO) dan Kas Keluar, sementara modul lainnya tetap berjalan tanpa perlu persetujuan. Cukup kosongkan kolom User Approval pada modul yang tidak ingin menggunakan fitur ini.

Apa yang terjadi jika User Approval belum mengisi kolom email?

Jika kolom email pada akun User Approval belum diisi, Approver tidak akan menerima notifikasi email saat ada pengajuan masuk. Begitu pula sebaliknya, Pemohon tidak akan mendapatkan notifikasi email ketika Approver mengubah status persetujuan. Pastikan email sudah diatur dengan benar untuk kedua pihak agar proses approval berjalan lancar.

Bisakah satu user menjadi Approver untuk lebih dari satu modul?

Bisa. Satu user dapat ditunjuk sebagai Approver untuk beberapa modul sekaligus. Pengaturan ini dilakukan di menu Administrator > General Setting > Approval, di mana Anda dapat memilih user yang sama pada kolom User Approval di masing-masing modul yang diinginkan.

Apakah User Approval dapat menyetujui transaksi dari outlet lain?

Tidak. User Approval hanya dapat memberikan persetujuan terhadap transaksi yang berasal dari outlet di mana mereka memiliki hak akses. Jika bisnis Anda memiliki beberapa outlet, pastikan User Approval sudah diberikan hak akses yang sesuai dengan outlet yang menjadi tanggung jawabnya.

Apa yang terjadi pada transaksi yang sudah diajukan jika fitur Approval tiba-tiba dinonaktifkan?

Transaksi yang sudah berstatus menunggu persetujuan (pending approval) sebelum fitur dinonaktifkan tetap perlu diselesaikan terlebih dahulu. Menonaktifkan fitur Approval hanya berdampak pada transaksi baru yang dibuat setelah fitur tersebut dimatikan. Disarankan untuk menyelesaikan semua pengajuan yang masih pending sebelum melakukan perubahan pengaturan.

Apakah notifikasi WhatsApp dan email dapat digunakan bersamaan?

Ya. Notifikasi via email dan WhatsApp API dapat berjalan bersamaan. Email akan otomatis terkirim selama alamat email user sudah terdaftar di sistem, sedangkan notifikasi WhatsApp perlu diaktifkan secara terpisah melalui pengaturan WhatsApp API. Penggunaan keduanya secara bersamaan dapat memastikan Approver tidak melewatkan satu pun pengajuan yang masuk.

Ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana Erzap dapat membantu bisnis Anda? Pelajari fitur lengkap Erzap ERP atau hubungi tim kami untuk konsultasi gratis.