Delivery Order Digital WMS: Akhiri Surat Jalan Manual

Delivery order digital WMS adalah proses pencatatan dan pengelolaan pengiriman barang ke pelanggan secara elektronik — mencakup pembuatan surat jalan resmi, input nomor resi ekspedisi, dan pemantauan status pengiriman dari satu sistem terintegrasi. Erzap, sistem ERP buatan Indonesia, menyediakan modul Delivery Order (DO) dalam WMS yang memungkinkan bisnis B2B dan manufaktur mendokumentasikan setiap pengiriman secara akurat tanpa ketergantungan pada file Word atau catatan manual.

⏱ Estimasi baca: 7 menit

Bayangkan ini: Senin pagi, tim gudang Anda sudah mengirim 12 pesanan ke berbagai pelanggan. Tapi salah satu pelanggan menelepon dan mengklaim barangnya belum sampai. Anda minta tim cari surat jalannya — dan mereka balik tanya, "Yang mana, Pak? File Word yang kemarin atau yang dicetak ulang tadi pagi?" Sementara itu, pelanggan lain bertanya apakah pesanannya sudah dikirim. Tidak ada yang bisa menjawab dengan pasti, karena tidak ada sistem yang mencatat status pengiriman secara real-time.

Skenario ini bukan pengecualian. Di banyak bisnis manufaktur dan distribusi skala menengah Indonesia, pengelolaan delivery order masih bergantung pada dokumen manual — dan ketika volume pengiriman bertambah, celah operasional ini bisa menjadi lubang besar yang menggerus kepercayaan pelanggan.

Mengapa Pengiriman Barang Manual Itu Berisiko?

1. Surat Jalan Adalah Dokumen Legal yang Rawan Hilang

Surat jalan bukan sekadar kertas pengantar. Dalam transaksi B2B, dokumen ini adalah bukti serah terima barang yang bisa menjadi dasar klaim, penagihan, bahkan sengketa bisnis. Ketika surat jalan dibuat di Word lalu dicetak, disimpan di map fisik, dan diarsipkan secara manual — risiko hilang, rusak, atau tertukar sangat nyata. Menurut prinsip manajemen rantai pasok, dokumentasi yang tidak terstruktur adalah salah satu sumber pemborosan operasional yang paling sering diabaikan UKM.

2. Tidak Ada Visibilitas Status Pengiriman

Dari 100 faktur penjualan yang dibuat bulan ini, berapa yang sudah dikirim? Berapa yang masih menunggu? Berapa yang sudah diterima pelanggan? Jika Anda tidak bisa menjawab pertanyaan ini dalam hitungan detik, ada gap visibilitas serius di operasional Anda. Tim penjualan tidak tahu apa yang bisa dijanjikan ke pelanggan, tim keuangan tidak tahu kapan penagihan bisa dimulai, dan manajemen tidak punya gambaran jelas soal efisiensi pengiriman.

3. Nomor Resi Ekspedisi Tersebar di Berbagai Tempat

Setelah barang diantar ke ekspedisi, nomor resi biasanya dicatat di grup WhatsApp, di sticky note, atau langsung di chat individual. Tidak ada satu tempat terpusat yang menyimpan relasi antara: faktur penjualan → surat jalan → nomor resi. Akibatnya, ketika pelanggan bertanya status paket, tim Anda harus berburu informasi ke berbagai sumber sebelum bisa menjawab — proses yang membuang waktu dan merusak citra profesionalisme bisnis Anda.

4. Volume Pengiriman Naik, Sistem Manual Tidak Bisa Skala

Ketika bisnis masih mengirim 5–10 paket per hari, surat jalan manual mungkin masih bisa dikelola. Tapi ketika volume naik menjadi 50–100 pengiriman per hari — yang adalah target wajar bagi UKM yang sedang tumbuh — sistem manual akan kolaps. Studi internal dari berbagai pelaku industri distribusi menunjukkan bahwa kesalahan pengiriman (salah alamat, barang tertukar, kuantitas tidak sesuai) meningkat rata-rata 3–5 kali lipat ketika volume pengiriman melewati kapasitas pengelolaan manual tim gudang.

Perbandingan: Cara Manual vs Delivery Order Digital WMS

Ilustrasi: Ketika Pabrik Menengah Kewalahan dengan Pengiriman

Sebuah usaha manufaktur skala menengah yang memproduksi komponen industri menghadapi masalah yang cukup umum: volume pengiriman mereka tumbuh pesat, tapi sistem pengelolaan DO tidak ikut berkembang. Setiap surat jalan dibuat manual oleh staf administrasi — disalin dari faktur penjualan, diketik ulang di Word, dicetak, ditandatangani, lalu difotokopi sebelum diserahkan ke pengemudi.

Masalah mulai terasa ketika ada lebih dari 30 pengiriman per hari. Staf tidak bisa memastikan faktur mana yang sudah dibuatkan surat jalannya dan mana yang belum. Dua kali dalam sebulan, ada pengiriman yang "terlewat" — barang sudah siap di gudang tapi surat jalan terlambat dibuat sehingga pengemudi tidak bisa berangkat sesuai jadwal. Pelanggan mengeluh, dan tim penjualan tidak bisa memberikan penjelasan yang memuaskan.

Setelah beralih menggunakan Erzap, alur DO mereka berubah sepenuhnya. Setiap Delivery Order dibuat langsung dari faktur penjualan yang ada di sistem — tidak ada lagi proses ketik ulang. Surat jalan tersedia dalam format A4 dan A5, siap cetak dalam hitungan detik. Setelah barang diantar ke ekspedisi, staf menginput nomor resi langsung ke DO yang bersangkutan. Hasilnya: setiap pengiriman terdokumentasi dengan lengkap — surat jalan, resi, dan histori status — dalam satu tempat yang bisa diakses oleh tim penjualan, gudang, dan manajemen secara bersamaan.

Cara Kerja Delivery Order Digital di WMS Erzap

Berikut alur lengkap pengelolaan pengiriman barang menggunakan modul DO di Erzap:

1. Buka menu WMS → Pengiriman Barang. Semua DO yang pernah dibuat tersimpan di sini, lengkap dengan statusnya.
2. Klik "Pilih Faktur Penjualan". Sistem akan menampilkan daftar faktur yang siap untuk dibuatkan DO — hanya faktur yang belum sepenuhnya dikirim yang akan muncul.
3. Pilih faktur yang akan dikirim. Data barang, kuantitas, dan informasi pelanggan otomatis terisi dari faktur — tidak perlu input ulang.
4. Isi tanggal pengiriman, ekspedisi, dan pengirim. Informasi ini menjadi bagian dari surat jalan resmi yang akan dicetak.
5. Simpan dan cetak Surat Jalan. Pilih format A4 atau A5 sesuai kebutuhan. Surat jalan siap diserahkan ke pengemudi atau disimpan sebagai arsip digital.
6. Input nomor resi setelah paket diterima ekspedisi. Nomor resi langsung terhubung ke DO dan faktur yang bersangkutan, sehingga bisa dilacak kapan saja.

Dengan alur ini, tidak ada lagi celah antara faktur penjualan dan proses pengiriman fisik. Setiap langkah tercatat, dan setiap dokumen dapat ditelusuri.

Checklist: Apakah Sistem Pengiriman Anda Sudah Siap Skala?

• ✓ Surat jalan dibuat dari data faktur secara otomatis, tanpa input ulang manual
• ✓ Ada sistem yang membedakan faktur yang sudah dikirim dan yang belum
• ✓ Nomor resi ekspedisi tersimpan terpusat dan terhubung ke transaksi penjualan
• ✓ Tim penjualan dan gudang bisa mengakses status pengiriman tanpa harus bertanya ke satu orang
• ✓ Surat jalan tersedia dalam format cetak yang profesional (A4/A5) dan bisa diarsipkan digital
• ✓ Histori pengiriman per pelanggan dapat dilihat kapan saja untuk keperluan penagihan atau klaim
• ✓ Sistem dapat menangani kenaikan volume DO tanpa perlu tambah staf administrasi secara proporsional

Jika ada lebih dari dua poin yang belum terpenuhi, kemungkinan besar sistem pengiriman Anda sudah perlu naik kelas.

FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Delivery Order Digital

Apa perbedaan Delivery Order (DO) dan packing di WMS?

Modul packing di WMS umumnya digunakan untuk proses fulfillment marketplace — mulai dari picking, quality check, packing, hingga cetak label ekspedisi. Sementara Delivery Order digunakan untuk pengiriman langsung ke pelanggan B2B atau penjualan langsung, di mana dokumen utamanya adalah surat jalan yang ditandatangani saat serah terima barang. Keduanya sama-sama bagian dari WMS, tapi melayani alur bisnis yang berbeda.

Apakah surat jalan dari sistem bisa digunakan sebagai dokumen resmi?

Ya. Surat jalan yang dicetak dari Erzap memuat informasi lengkap: nomor DO, tanggal pengiriman, data pelanggan, daftar barang beserta kuantitas, dan informasi pengirim — dalam format yang rapi dan siap ditandatangani sebagai bukti serah terima. Format A4 dan A5 tersedia untuk fleksibilitas cetak.

Bagaimana jika satu faktur dikirim dalam beberapa termin pengiriman?

Ini adalah skenario umum dalam bisnis B2B dan manufaktur. Sistem DO yang baik harus bisa menangani pengiriman parsial — artinya satu faktur bisa memiliki lebih dari satu DO dengan kuantitas yang berbeda-beda. Dengan Erzap, Anda bisa memilih faktur yang akan dikirim dan menentukan kuantitas per pengiriman, sehingga sisa barang tetap tercatat dan bisa dikirim di termin berikutnya.

Apakah tracking pengiriman B2B bisa dipantau oleh pelanggan?

Di Erzap, nomor resi yang diinput ke DO dapat disampaikan ke pelanggan untuk pelacakan mandiri melalui situs ekspedisi masing-masing. Sementara dari sisi internal, tim Anda dapat melihat status setiap DO — apakah sudah dikirim, resi sudah diinput, atau masih dalam proses — langsung dari modul WMS tanpa harus menghubungi kurir secara manual.

Apakah DO terintegrasi dengan laporan keuangan?

DO di Erzap terhubung langsung ke faktur penjualan. Artinya, proses pengiriman yang tercatat di WMS memberikan visibilitas kepada tim keuangan tentang kapan barang sudah dikirim — informasi penting untuk menentukan waktu penagihan piutang yang tepat. Semua transaksi penjualan yang terhubung ke DO tetap tercatat dalam laporan keuangan secara otomatis.

Saatnya Pertimbangkan Apakah Ini Relevan untuk Bisnis Anda

Jika bisnis Anda saat ini masih mengandalkan Word, WhatsApp, dan memori kolektif tim untuk mengelola pengiriman barang — dan Anda merasa sistem itu sudah mulai terasa sesak — mungkin ini saat yang tepat untuk mengeksplorasi alternatif yang lebih terstruktur. Delivery order digital bukan hanya soal teknologi; ini soal memastikan setiap barang yang keluar dari gudang Anda punya jejak dokumentasi yang jelas, bisa dipertanggungjawabkan, dan bisa diakses kapan pun dibutuhkan. Jika Anda ingin melihat langsung bagaimana alur ini bekerja dalam praktik, Coba Erzap Gratis 14 Hari dan eksplorasi modul WMS tanpa komitmen.